Es una clave obligatoria para realizar el proceso de renovación por internet, tiene como propósito principal proteger la información de los registros conforme a la legislación vigente. Con la clave segura se puede renovar de forma ágil y con total confianza, toda vez que cumple con las formalidades de “diligenciamiento y firma” del formulario electrónico por parte del titular registral.

La clave segura permite efectuar la renovación cada año, ya que está implementada bajo protocolos propios de ambientes virtuales para la actualización de la información y la posibilidad de realizar el pago por medio de PSE (Proveedor de Servicios Electrónicos). En tal sentido, se ha dispuesto de las distintas formalidades de seguridad que este tipo de sistemas requieren para prevenir riesgos y así garantizar la identidad de las personas que acceden al servicio.

Los términos de uso del servicio virtual de renovación establecen las condiciones bajo las cuales este opera, las finalidades en el tratamiento de la información y las declaraciones del cumplimiento de la ley en cuanto a los procesos virtuales. 

La clave segura es de uso personal e intransferible . La Cámara no se hace responsable de las consecuencias derivadas de la indebida utilización de la clave segura por parte del usuario.

Conoce mas sobre la clave segura aquí

Si aún no tienes clave segura, puedes solicitarla directamente en la plataforma de renovación virtual. La clave será enviada al celular o a el correo electrónico que tienes registrado en la Cámara.

Conoce más de la clave segura aquí

Si ya cuentas con clave segura y la olvidaste o deseas cambiarla por una nueva, puedes hacerlo directamente en el aplicativo haciendo clic en  la opción de restablecimiento de clave. Conoce más de este proceso aquí

El plazo legal para realizar la renovación de la matrícula mercantil o entidad sin ánimo de lucro es cada año entre el 1° de enero y el 31 de marzo sin importar cuál fue la fecha de la matrícula o la última renovación.

De acuerdo a lo dispuesto en el Artículo 33 del Código de Comercio, el estar matriculado genera la obligación anual de renovar la matrícula mercantil dentro de los tres primeros meses del año.

Además, según lo ordenado en el Inciso 2º del artículo 166 del Decreto-Ley 019 del 10 de enero de 2012 (Estatuto anti trámites), el deber de renovar anualmente se extiende no solo a la matrícula mercantil, sino también a la inscripción de todas las entidades que hoy hacen parte del Registro Único Empresarial y Social -RUES-. Entre ellas, las sociedades de naturaleza civil y las Entidades sin Ánimo de Lucro.

Al adelantar el proceso de renovación por internet, el sistema de acuerdo a las condiciones del registro o inscripción en la Cámara, realiza las validaciones necesarias e indica el proceso que se debe seguir, los documentos a adjuntar y los medios o canales habilitados para realizar el pago y completar la renovación.

Al momento de diligenciar el formulario de renovación virtual, debes contar con los datos de la información financiera con corte a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior y toda la información que requieras actualizar.

La información más relevante del registro es publicada en la plataforma RUES, como fuente de información nacional de todos los registros a cargo de las cámaras de comercio.

¡Importante!

Si durante el proceso de renovación por Internet no se adjuntan en línea los documentos indicados por el sistema conforme a las condiciones y requisitos para culminar el proceso, el sistema solo habilitará la opción de imprimir el comprobante e informará que el pago solo podrá efectuarse en las taquillas de las sedes de la Cámara de Comercio de Medellín adjuntando físicamente los documentos requeridos.

El Gobierno Nacional, mediante el Decreto 393 de 2002 estableció los derechos por registro y las tarifas de  renovación de la matrícula mercantil, establecimientos de comercio, sucursales o agencias, derechos de cancelaciones y mutaciones, y derechos por inscripción de libros y documentos, así como el valor del formulario y de los certificados expedidos por las cámaras. Es importante precisar que  la  liquidación de la renovación se hace con base  en el valor de los activos declarados por el comerciante.

De conformidad con el Artículo 42 del Decreto 2150 de 1995, las corporaciones, asociaciones, fundaciones y las entidades de economía solidaria, excepto las cooperativas y pre cooperativas de trabajo asociado, renuevan bajo los mismos términos, tarifas y condiciones previstas para el Registro Mercantil.

Si quieres calcular y conocer de manera ágil, cuál es el valor correspondiente a la renovación de tu matrícula mercantil o inscripción en el Registro Único Empresarial y Social RUES haz clic aquí.

El directo responsable de cumplir la obligación legal de renovar es  el  titular del registro, sea el comerciante persona natural o el representante legal de la persona jurídica (Sociedades o Entidades sin ánimo de lucro).

Cuando existe una inscripción de un contrato de arrendamiento de establecimiento de comercio, la obligación de renovar la matrícula del mismo está en cabeza del arrendatario, es decir, quien efectivamente está realizando las actividades comerciales a través del establecimiento de comercio.

La renovación de los registros públicos a cargo de las cámaras de comercio es una  fuente única de información actualizada relacionada con las características, condiciones, calidades, capacidades y limitaciones de quiénes lo conforman y en general del gremio empresarial. La renovación demuestra el cumplimiento de la obligación legal y da publicidad a las actividades que realizan los titulares de la matrícula mercantil y los  demás registros. Además, permite acceder a: 

• Capacitación y formación: fortalece tus conocimientos a través de una amplia programación de conferencias en temas especializados. 
• Conexión con soluciones financieras: te conectamos con las entidades e inversionistas que te permitirán acceder a la financiación que necesitas para hacer realidad tus proyectos empresariales.
• Consultoría: te damos acompañamiento y asesoría estratégica para asegurar la sostenibilidad y consolidación de tu empresa en diferentes áreas de gestión.
• Bases de datos: accede a información empresarial, económica y de mercados para la toma de decisiones. Conoce más aquí
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El aplicativo permite actualizar para las empresas, entidades o comerciantes, según corresponda, los datos de dirección, teléfonos, correos electrónicos y códigos CIIU de la actividad que realizan. Para el caso de los comerciantes personas naturales, la dirección puede actualizarse para cualquiera de los municipios de la jurisdicción de la Cámara, para las personas jurídicas como sociedades y entidades, la dirección en el proceso de renovación solo puede actualizarse dentro de la misma ciudad ya registrada (Domicilio).

Así mismo, el aplicativo permite actualizar para los establecimientos de comercio, sucursales o agencias, que se tengan registrados en la Cámara, los datos de dirección, teléfonos, correos electrónicos, códigos CIIU y activos vinculados.

Los correos electrónicos reportados en el proceso de renovación son fundamentales para recibir alertas que informan las solicitudes de cambio a la información registral.

De acuerdo al tipo de actualización que se desee realizar, la modificación de los datos generales (excepto la información financiera) se solicita mediante  comunicación suscrita por el titular registral o por medio de los formatos que encuentras  aquí , además del diligenciamiento del formulario RUES el pago de las tarifas correspondientes.

Los dineros provenientes de la renovación mercantil son de carácter público, por lo tanto, la Cámara no está facultada para exonerar pagos, fraccionarlos o realizar descuentos.  La liquidación del valor correspondiente al pago siempre estará sujeto a las tarifas definidas por el Gobierno Nacional con base en  la declaración de activos realizada por el titular del registro en el formulario RUES y proceso de renovación.

Información financiera con corte a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior y bajo las normas NIIF. Ten presente que:

• Los activos son todos los bienes con los que cuenta la empresa o entidad para ejercer su actividad comercial. Pueden ser: computadores, celulares, muebles, refrigeradores, locales, etc.
• Si necesitas disminuir el valor de los activos declarados en más del 10%, debes adjuntar el balance firmado por el contador público (incluir copia de la tarjeta profesional), por el empresario o representante legal, según aplique.
• Ingresos actividad ordinaria hace referencia al ingreso bruto y total de la empresa o entidad, es decir, aquellos que provienen de la venta de bienes o servicios en el desarrollo de la actividad comercial.

La liquidación del trámite o volar de la renovación se calcula con base en los activos declarados por el titular registral. 

Importante:

La información financiera reportada para la renovación del Registro Mercantil o de Entidades sin Ánimo de Lucro, debe ser la misma que se reporta para el Registro Único de Proponentes  -RUP-.

Para realizar la renovación se requiere reportar los datos de la información financiera, donde el valor del activo total es la base para la liquidación de la tarifa correspondiente. Si el valor del activo actual disminuyó en un porcentaje superior al 10% con relación al activo declarado en el último año renovado, es necesario adjuntar la copia del estado de la situación financiera o estado financiero que además contienen la información de los activos, pasivos y patrimonio, de conformidad con el nuevo marco contable aceptado en Colombia, atendiendo lo dispuesto en la Ley 1314 de 2009 y sus Decretos Reglamentarios, esto es, las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF). Este documento debe tener como fecha de corte, el 31 de diciembre del año inmediatamente anterior, y debe estar firmado por el comerciante o representante legal, sí es persona jurídica, y el contador. Este último debe adjuntar copia de la tarjeta profesional.

El incumplimiento a la obligación legal dentro del plazo señalado por la ley (01 de enero al 31 de marzo de cada año) puede ocasionar sanciones de carácter económico impuestas por la Superintendencia de Industria y Comercio. Aquellos comerciantes que se acogieron a la Ley 1780 de 2016 conocida como Ley de emprendimiento Juvenil, perderán los beneficios.

Además, el Artículo 31 de la Ley 1727 de 2014 establece la depuración del Registro Único Empresarial y Social -RUES-. En consecuencia, las matrículas de las personas naturales, los establecimientos de comercio, sucursales y agencias que lleven 5 años o más sin renovar, serán canceladas. Las sociedades comerciales y demás personas jurídicas que hayan incumplido la obligación de renovar la matrícula o el registro en los últimos 5 años, quedarán disueltas y en estado de liquidación.

A partir del año 2017, las Entidades sin Ánimo de Lucro que no han renovado los últimos 5 años, quedarán disueltas y en estado de liquidación.

La  liquidación del valor correspondiente a la renovación de la matricula mercantil se adelanta con base en los activos revelados por el titular registral en el formulario RUES y bajo la gravedad de juramento. Declarar activos en cero $0 pesos  significa  que  la explotación económica ha  concluido o terminado y, en tal caso, el trámite de renovación tendría como único  propósito actualizar la información para acceder a la cancelación de las  matriculas vigentes.   La Cámara está facultada para pedir pruebas sumariales y con este fundamento solicitar los últimos estados financieros que soporten la declaración en ceros,  firmado por el comerciante persona natural o representante legal de la persona jurídica y por contador público titulado, anexando copia de la respectiva tarjeta profesional

Puedes realizar el pago de la renovación en:

• PSE. Si vas a realizar el pago por este canal con tarjeta de crédito, debes hacerlo con una tarjeta que pertenezca al titular del registro, es decir, tarjetas del comerciante para el caso de persona natural o de la empresa para el caso de las personas jurídicas, de lo contrario el pago será rechazado. Esta medida corresponde a las políticas de seguridad para la prevención de fraudes establecidas por la Cámara.

Además, ten presente que: 

• • El monto máximo autorizado por transacción es de $20.000.000.
  • Puedes realizar máximo 3 transacciones con tarjeta de crédito.
  • Solo se permiten 2 intentos de pago con la misma tarjeta de crédito en caso de estos ser rechazados, al momento de agotar los intentos, debes esperar 24 horas exactamente para volver a intentar.
  • Solo se permiten 2 intentos de pago rechazados desde una misma IP, al momento de agotar los intentos, debes esperar 24 horas exactamente para volver a intentar.
  • Solo se aceptan pagos con tarjeta de crédito que se realice desde una IP de Colombia.
  • El país origen de la tarjeta de crédito debe ser Colombia.
  • Debes verificar el banco emisor de la tarjeta de crédito.
• Botón de pago virtual Bancolombia.
• Efecty, Grupo Éxito, Punto Red, Punto de Pago.
• Bancos en convenio: Bancolombia, Banco de Bogotá, Banco de Occidente, Itaú.
• Cajeros multiservicios Red Aval.
• Corresponsales bancarios Bancolombia.
• Punto red, Punto de pago

La copia del formulario de renovación virtual será enviada de manera automática una vez registrado el pago de tu renovación. De conformidad con la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio, los campos del formulario RUES para el correo electrónico y correo electrónico de notificación son de obligatorio diligenciamiento.

Depende del medio de pago utilizado y las condiciones de la renovación:

• Pagos PSE sin condiciones de documentos adicionales: inmediatamente.
• Pagos PSE con adjunción de documentos adicionales: una vez obtenida la respuesta de confirmación de la renovación (aplica promesa de servicio para control y revisión de documentos).
• Bancos en convenio: inmediatamente.
• Gana, Baloto y grupo éxito (Cajas Éxito, Carulla, Surtimax y super Inter). Inmediatamente.
• Taquillas de la Cámara con formulario virtual sin condiciones de documentos adiciones: inmediatamente.
• Taquillas de la Cámara con formulario virtual con condiciones de documentos adiciones: una vez obtenida la respuesta de confirmación de la renovación (aplica promesa de servicio para control y revisión de documentos).
• Taquillas de la Cámara con formulario RUES (físico): conforme a la promesa de servicio anunciada al momento de la radicación (aplica control y revisión de documentos).

Ten en cuenta que los formularios físicos deben estar completamente diligenciados y firmados por los facultados, comerciante persona natural o representante legal de la persona jurídica.

La factura electrónica es generada y enviada en máximo en 24 horas al correo electrónico reportado en la renovación.

Sí, de acuerdo con el Artículo 11,  Decreto 489 del 14 de marzo  de 2013,  de conformidad con el artículo 8 de la Ley 1429 de 2010, los beneficios de la ley de los cuales tratan los Artículos 5 y 7 se perderán por el incumplimiento de la renovación de la matrícula mercantil dentro del plazo legal.