Términos y condiciones aplicativo virtual

1.Introducción

En su propósito de contribuir a la simplificación de trámites, la Cámara de Comercio de Medellín para Antioquia (CCMA), pone a disposición de sus usuarios el aplicativo virtual, en adelante EL APLICATIVO.

EL APLICATIVO permite realizar el trámite de constitución de Sociedad por Acciones Simplificada y sus establecimientos de comercio.

El uso del APLICATIVO, la responsabilidad de la CCMA y los deberes de los usuarios están regidos por los presentes términos y condiciones de uso, así mismo hace parte de este documento el paso a paso para la realización del trámite.

La no aceptación de estos términos y condiciones impedirá el acceso al servicio ofrecido. Es muy importante que usted, conozca y acepte estos términos y condiciones, en tanto que, la aceptación de estos constituye los términos contractuales que lo unen como usuario.

La CCMA se reserva el derecho a modificar en cualquier momento el contenido del APLICATIVO o las condiciones de uso, por tanto, se sugiere consultar periódicamente el contenido de estos.

2. Registro

Para acceder a EL APLICATIVO, deberá registrarse en el servicio para esto, deberá diligenciar los datos básicos del solicitante, una vez se realice la solicitud, el sistema enviará una alerta al correo electrónico indicado, para que apruebe la activación de la cuenta. Cuando el titular del correo confirme, el solicitante recibirá en el correo electrónico reportado las instrucciones para activar su clave de acceso a EL APLICATIVO.

La solicitud de acceso deberá completarse en un término de 2 meses a partir de su ingreso, de no hacerlo en este periodo no podrá continuar y deberá iniciar nuevamente la petición.

Igualmente, es necesario que los accionistas constituyentes, los designados como representantes legales, miembros de junta directiva y revisores fiscales, obtengan su clave segura para la firma del trámite, la cual es de uso personal e intransferible. La CCMA no se hace responsable de las consecuencias derivadas de la indebida utilización de la clave segura por parte del usuario. En este sentido, es responsabilidad del usuario no permitir que otros utilicen su clave segura y es su deber custodiarla. De cualquier manera, en caso de uso no autorizado por parte de un tercero, el usuario se compromete a notificar a la CCMA en forma inmediata tal situación.

Al proceder con el registro, usted como usuario manifiesta y garantiza: (i) Que los datos de registro proporcionados son veraces, precisos, actuales y completos; (ii) Que usted está facultado para llevar a cabo las transacciones requeridas para acceder al servicio.

La información de registro de los usuarios será recolectada, almacenada y utilizada por la CCMA, manteniendo los estándares de seguridad suficientes para impedir cualquier adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, y garantizando los derechos de los titulares de los datos, conforme con la Política de Tratamiento de Datos Personales de la CCMA.

La información solicitada en el registro tiene por objeto la realización del trámite de la constitución de la S.A.S. La información proporcionada por el usuario también será utilizada con los propósitos que se mencionan en el aviso de privacidad dispuesto en EL APLICATIVO.

3. Condiciones del servicio

EL APLICATIVO ha sido diseñado para permitir al usuario la realización del trámite de inscripción de constitución de sociedades por acciones simplificadas y sus establecimientos de comercio, y de la situación de control si es del caso, bajo los siguientes parámetros:

• EL APLICATIVO reproduce en su integridad la información contenida en el formulario único aprobado por la SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES, el contenido del documento de constitución de sociedades por acciones simplificadas regulado en la Ley 1258 de 2008, y el formato de configuración de situación de control previsto en el Decreto 667 de 2018. Los datos revelados por el usuario en EL APLICATIVO se declaran bajo la gravedad de juramento.
• El acceso y uso del APLICATIVO no convierte a la CCMA en garante. Por tanto, la misma no asume ningún tipo de obligación o responsabilidad con respecto a la veracidad, pertinencia, legalidad y conveniencia de cada una de las declaraciones reveladas en él; será responsabilidad única y exclusiva del usuario responder por los datos allí consignados.
• Declarar en el Formulario del Registro Único Empresarial RUES, sin errores y debidamente diligenciado, los datos correspondientes a la matrícula, respecto de la sociedad y de su establecimiento.
• Manifestar la voluntad contractual en el documento de constitución de sociedad por acciones simplificada, de acuerdo con los parámetros señalados en la Ley 1258 de 2008.
• Declarar la configuración de la situación de control conforme con lo ordenado en el Decreto 667 de 2018.
• Adjuntar los anexos documentales que soporten el registro de la constitución de la sociedad por acciones simplificada.
• Efectuar los pagos correspondientes a derechos de inscripción, impuesto de registro, formularios y certificados de acuerdo con las tarifas establecidas en la Ley.
• Este aplicativo también podrá ser usado para que cuando una vez se ingresé toda la información requerida, se imprima la documentación, se firme de manera manuscrita los documentos, formularios, anexos y cartas de aceptación y se anexen los documentos correspondientes. En este caso, el documento de constitución deberá ser presentado personalmente por los accionistas y representante legal en las taquillas de cualquiera de nuestras sedes físicas y efectuar el pago por ese mismo canal.
• No es posible utilizar EL APLICATIVO cuando alguno de los constituyentes o designados en los cargos de administración y control sea una Persona Jurídica. Solo pueden acceder, como accionistas y/o designados Personas Naturales.
• No es posible utilizar EL APLICATIVO cuando alguna de las Personas Naturales se identifique con Pasaporte o permiso especial de permanencia o permiso por protección temporal. Para este propósito será necesario hacer el trámite de constitución con documentos físicos y radicarlo por los canales disponibles. Solo es posible cuando se identifican con Cédula de Ciudadanía o Cédula de Extranjería vigente.
• No es posible utilizar EL APLICATIVO cuando los accionistas constituyentes sean menores de edad, ni directamente ni por intermedio de sus representantes legales. Solo pueden acceder al aplicativo personas mayores de edad, que tengan capacidad para obligarse por sí mismos.
• No es posible utilizar EL APLICATIVO para la constitución de sociedades y la matrícula de establecimientos de comercio que no tengan su domicilio o no se encuentren ubicados (para el caso de los establecimientos) en alguno de los 69 municipios que conforman la jurisdicción de la Cámara de Comercio de Medellín para Antioquia.
• No es posible utilizar EL APLICATIVO para la constitución de sociedades de Beneficio de Interés Colectivo -BIC o la constitución de sociedades ZOMAC – Zonas más Afectadas por el Conflicto Armado, cuyo domicilio es uno de los municipios que agrupa las zonas del país más afectadas por el conflicto.
• No es posible utilizar EL APLICATIVO cuando el aporte social implique la figura del accionista de industria. Los accionistas constituyentes serán aportantes de capital.
• No es posible utilizar EL APLICATIVO cuando el aporte social implique la figura del accionista de industria. Los accionistas constituyentes serán aportantes de capital.
• No es posible utilizar EL APLICATIVO cuando el aporte social incluya establecimientos de comercio ni bienes inmuebles.
• No es posible utilizar EL APLICATIVO para conformar el capital social con diferentes tipos o clases de acciones. Todas las acciones son ordinarias, nominativas y de capital.
• No es posible utilizar EL APLICATIVO para implementar mecanismos de voto múltiple. El mecanismo de voto establecido en el documento de constitución es el de voto singular: a cada acción corresponde un voto.
• El quórum deliberatorio, ya sea con un número singular o plural de socios, será la mitad más una de las acciones suscritas y la mayoría decisoria será el voto favorable de más del cincuenta por ciento (50%) de las acciones representadas en la respectiva reunión.
• De las actividades económicas que se diligencien para los establecimientos de comercio de propiedad de la sociedad en el formulario RUES, cuando menos una debe ser considerada por la ley como mercantil.
• Cuando entre los códigos CIIU que se seleccionen exista un/unos que corresponde(n) al ejercicio de actividades que no se consideran mercantiles, y/o actividades vigiladas, la CCMA revisará todos los códigos CIIU que reportó para determinar la procedencia de la matrícula.
• No es posible matricular una sociedad o un establecimiento de comercio con el mismo nombre de otra u otro matriculado en el Registro Público Mercantil (artículo 35 del Código de Comercio).

Por lo anterior, se debe tener en cuenta que la información suministrada por el usuario en cada uno de los campos deberá ser clara y veraz, siendo el usuario el único responsable del suministro de la información bajo la gravedad de juramento.

Restricciones

Cuando vaya a asignar el nombre de la sociedad y el establecimiento de comercio, para efecto de la homonimia se deberá tener en cuenta lo siguiente:

• Se deben realizar las consultas del nombre de diferentes formas, ya que pueden existir nombres que fonéticamente suenan iguales, pero se escriben en forma diferente, ejemplo: Soni, sony, Zoni; casa, Kasa.
• Consulte los nombres compuestos, por ejemplo: casaestrella y casa estrella, para asegurarse de que no exista una empresa con un nombre muy similar a otra.
• Digite las palabras que el nombre va a contener, tener en cuenta que entre más cantidad de palabras escriba, más rápida será la búsqueda. Ejemplo: si desea consultar el nombre "Granero Central", puede obtener la búsqueda digitando solamente la palabra granero; pero para hacerla más breve puede utilizar la otra palabra que existe dentro del nombre, así: "Granero Central”.
• Ejecute la búsqueda del nombre tanto en plural como en singular, ejemplo: horizontes y horizonte. Con tilde y sin tilde, ejemplo: tecnologico y tecnológico.
• No son diferenciadores las expresiones que identifican el tipo de sociedad o que por ley deben añadirse al nombre (Ltda, S.A, S en C). Ejemplo: Carnes y Carnes S en C se considera idéntico al nombre Carnes y Carnes Ltda.
• Tenga en cuenta que la inscripción en el registro mercantil de un nombre similar a otro ya inscrito no impide la posible aplicación de sanciones por la autoridad competente.
• Para evitar posibles sanciones legales, evite matricular nombres que puedan generar confusión con otros ya registrados.
• Es conveniente que el nombre que se pretende utilizar sea tan distinto como sea posible de los que ya se encuentren registrados.
• Es indispensable la consulta del nombre a través del RUES

• La solicitud de constitución de una S.A.S siempre pasará por un validador, que será un funcionario de la CCMA, quien verificará que la información diligenciada en el documento de constitución, en el formulario único empresarial y social y los anexos esté completa, que contenga los datos obligatorios, que no se presente homonimia en el nombre de la sociedad o del establecimiento, etc.
• Este trámite quedará en un estado “En validación”, hasta la aprobación del funcionario CCMA. Si el trámite es aprobado por el validador de la CCMA, se le habilitará al usuario EL APLICATIVO para que revise toda la información vertida en el formulario RUES y formatos adicionales antes de la firma electrónica con clave segura.
• Firma electrónica: Una vez finalizado el suministro de información y la validación por parte del funcionario CCMA, los accionistas constituyentes y representante (s) legal (s) aceptarán que esta es correcta y completa para efectuar la solicitud de la constitución, para ello, firmarán electrónicamente ingresando la Clave Segura al finalizar la operación. Al igual que los designados como miembros de junta directiva y revisores fiscales, firmaran la respectiva aceptación al cargo (Ley 527 de 1999 y Decreto 2463 de 2012).
• Si el trámite no es aprobado por el validador de la CCMA, le llegará un correo electrónico al solicitante y dentro de EL APLICATIVO se le comunicarán las inconsistencias y qué información debe corregir. Luego de las precisiones que realice el usuario el trámite será enviado nuevamente a validación.
• Tenga en cuenta que la información que ingrese en el aplicativo permanecerá disponible durante 30 días calendario, contados desde la fecha en que se inicie el diligenciamiento. Si al finalizar dicho plazo, el interesado no ha concluido el ingreso de la solicitud en EL APLICATIVO, ésta se bajará de la base de datos, por lo que deberá proceder nuevamente al ingreso de la documentación con una nueva solicitud.

Teniendo en cuenta todo lo anterior, si el usuario advierte que las limitaciones y parámetros de EL APLICATIVO no se adecuan a sus necesidades o a las circunstancias especiales del trámite cuya inscripción pretende realizar, deberá abstenerse de usarlo.

En todo caso, si la solicitud de constitución se encuentra dentro de alguna o varias de las restricciones descritas para EL APLICATIVO, la misma deberá hacerse con la elaboración del documento de constitución de manera física, al igual que los formularios y anexos y radicarlos por alguno de los canales dispuestos.

El uso de EL APLICATIVO no convierte a la CCMA en un asesor jurídico del usuario. De modo que la CCMA no asume ningún tipo de obligación con respecto a la pertinencia y conveniencia de la matrícula. La pertinencia, legalidad y conveniencia de cada una de las matrículas efectuadas serán responsabilidad exclusiva del usuario, lo que implica que en ningún caso la CCMA indemnizará los perjuicios que pudiera sufrir por las modificaciones efectuadas por este medio, cuando las mismas no se adecúen a las condiciones de su negocio o le representen inconvenientes durante su gestión.

La información depositada por el interesado en la plataforma web de la CCMA permanecerá suspendida a la espera de concluir con el pago y la firma electrónica del trámite por el término de 30 días.

4. Pago del servicio

El uso del APLICATIVO es gratuito, sin embargo, el usuario debe cancelar los derechos de inscripción e impuesto de registro que se causen al momento de presentar la documentación para el respectivo registro. Para los derechos de inscripción se aplican las tarifas previstas en los artículos 2.2.2.46.1.1, 2.2.2.46.1.2, 2.2.2.46.1.4, 2.2.2.46.1.5 y 2.2.2.46.1.6 del Decreto 1074 de 2015, señaladas en el numeral 2 de este documento.

Asimismo, lo referente al impuesto de registro conforme con lo ordenado en la Ley 223 de 1995, Ley 1607 de 2012, Decreto 650 de 1996, Ordenanza 62 de 2014 de la Asamblea Departamental de Antioquia.

El usuario deberá leer las reglas y condiciones informadas en el medio de pago que EL APLICATIVO haya dispuesto para tal fin.

El usuario deberá seleccionar únicamente el medio de pago que la CCMA haya autorizado para el servicio que está navegando, información que estará activa dentro del APLICATIVO del servicio. En caso de que el usuario utilice un medio de pago que no esté autorizado para pagar las matrículas, inscripciones e impuesto, la CCMA entenderá que el usuario no realizó el pago y, por tanto, no se efectuarán inscripciones ni se otorgarán matrículas en nuestros registros.

Al realizar el pago a través del medio autorizado seleccionado por el usuario, éste manifiesta aceptar los términos, tiempos y condiciones informados dentro del APLICATIVO.

Después de efectuado el pago de acuerdo a los términos, tiempos y condiciones que tenga el medio de pago seleccionado por el usuario, realizado el trámite de firma digital y llevadas a cabo las verificaciones de homonimia y códigos CIIU, procederá el registro correspondiente.

5. Limitación de responsabilidad:

La CCMA no es responsable por:

• Las caídas del servicio virtual y la falla en el suministro del servicio, quedando exonerada por cualquier tipo de daños y perjuicios causados debido a la no disponibilidad y/o interrupción del servicio ocasionados por fallas o no disponibilidad de las redes y servicios de telecomunicaciones utilizados para soportar el portal, y que sean ajenos a su voluntad.
• Los daños y perjuicios causados por virus informáticos, troyanos, código malicioso o cualesquiera otros sistemas físicos o lógicos a los sistemas de los usuarios.
• Errores mecanográficos y/o tipográficos que aparezcan en el contenido.
• La adecuada ejecución de los pagos de las tarifas de la matrícula mercantil, derechos de inscripción e impuesto de registro para la sociedad, establecimientos de comercio y situación de control, a través del servicio virtual.
• La inactivación de los usuarios del sistema por realización de prácticas indebidas o restrictivas.
• Disponibilidad y activación del correo electrónico donde se reciban las notificaciones.
• Por la información suministrada durante el proceso que ocasione daños o perjuicios a terceros o se suplante la identidad de un tercero.

6. Propiedad intelectual

Es interés de la CCMA respetar y cumplir las normas de propiedad intelectual, por tanto, se solicita a los usuarios que de igual manera garanticen el respeto de estas.

En tal sentido, el contenido (que incluye o puede incluir textos, información, imágenes, fotografías, dibujos, logos, diseños, video, multimedia, software, aplicaciones, música, sonidos, entre otros, así como su selección y disposición), es propiedad de la CCMA, sus anunciantes, o de terceros que hayan otorgado una licencia a la CCMA, con todos los derechos reservados. La utilización de los servicios contenidos en EL APLICATIVO no confiere a los usuarios la propiedad de estos.

En el evento en que usted como usuario no acate las condiciones aquí establecidas y las dispuestas en normas nacionales o internacionales de Propiedad intelectual y por ende no asuman el compromiso con el respeto de la propiedad intelectual, usted será excluido y a usted le corresponde asumir de manera exclusiva la responsabilidad que se derive de tal circunstancia.

7. Protección de datos personales

La CCMA comunica a sus usuarios que los datos personales que recolecta en cumplimiento de las normas legales que regulan los registros públicos delegados a las cámaras de comercio, son tratados de conformidad con las normas vigentes en Colombia sobre protección de datos personales y son custodiados de manera segura en nuestro sistema de información.

El tratamiento que se les otorga cumple las finalidades previstas en la ley para cada uno de estos registros públicos. Si en el ejercicio de esta función pública llegaren a recolectarse datos que puedan considerarse sensibles o especialmente protegidos, se aplicarán medidas de seguridad altas para custodiar dicha información y se restringirá su acceso por terceros no autorizados.

Así mismo se informa que los datos personales que reposan en los registros públicos pueden ser accedidos por terceros para la oferta de bienes y/o prestación de servicios como parte del ecosistema empresarial que promueve la CCMA, y/o para ejercer el derecho a informarse (Art.20 C.P.). Adicionalmente y en ejercicio de la función gremial y de relacionamiento comercial que cumple la CCMA, los datos podrán ser usados para finalidades de oferta de productos, servicios y eventos, entre otras actividades comerciales y de prestación de servicios de información empresarial.

Como Titular de la información tiene derecho a conocer, actualizar y rectificar sus datos personales, solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento, informarse sobre el uso que se ha dado a los mismos, revocar la autorización, solicitar la supresión de sus datos cuando sea procedente y acceder en forma gratuita a los mismos.

La política de tratamiento de datos personales de la CCMA puede ser consultada en el siguiente enlace

8. Seguridad de la información

La CCMA informa que EL APLICATIVO cumple con las normas y directrices de su Sistema de Seguridad de la Información, lo cual permite una navegación confiable y que las transacciones sean seguras.

La CCMA para mantener la disponibilidad, seguridad y estabilidad de la información que se gestiona en EL APLICATIVO, así como para asegurar que la conectividad que exige su gestión funcione de manera idónea, tiene el derecho a informarse sobre el uso, manejo y circulación de la información propia o de terceros que custodia, y en virtud de ello también asume la obligación de monitorear, auditar y gestionar el hardware, el software, la red y el tráfico de la información a través de estos dispositivos.

En cumplimiento de lo anterior, la CCMA informa a los usuarios que, al realizar labores de monitoreo, mantenimiento y soporte, tales actividades le permiten acceder a la información almacenada y/o disponible por los usuarios en el hardware o que se transmite a través de la red, así como establecer las actividades que los usuarios realizan con base en la trazabilidad de los logs, huellas o rastros generados durante el uso de recursos informáticos.

9. Solución de controversias

La CCMA promoverá que las controversias que surjan como consecuencia de las transacciones electrónicas realizadas a través del APLICATIVO sean resueltas de manera amigable, para ello expresa la disposición de atender cualquier queja, petición o reclamo que los usuarios llegaren a presentar respecto de la prestación de este servicio.

Las controversias que no pudieran dirimirse directamente entre la CCMA y los usuarios se someterán a la decisión de un Tribunal de Arbitramento conformado por un (1) árbitro, nombrado de común acuerdo por las partes, escogido de las listas del Centro de Conciliación, Arbitraje y Amigable Composición del Colegio de Abogados de Medellín.

En caso de no ser posible tal acuerdo entre las partes, el árbitro será designado por el pre-

mencionado Centro, por el sistema de sorteo de entre sus listas. Así mismo, el hecho que alguna de las partes no asista a la reunión para el nombramiento de árbitros, se entenderá como una negativa de ésta para lograr un acuerdo en el nombramiento y será el Centro quien realice dicho nombramiento a través de sorteo entre sus listas. El procedimiento será el indicado por la normatividad vigente sobre la materia, además, el fallo será en derecho.

El lugar de funcionamiento del Tribunal será las instalaciones del Centro de Conciliación, Arbitraje y Amigable Composición del Colegio de Abogados de Medellín.

10. Atención a los usuarios

Los trámites que ingresan a través de EL APLICATIVO se entienden radicados una vez se ha realizado el pago respectivo y se ha firmado electrónicamente. EL APLICATIVO estará disponible de lunes a domingo durante las 24 horas. Aquellos trámites que ingresan por EL APLICATIVO en días y horarios no hábiles, es decir, de lunes a viernes después de las 5:00 p. m., sábados, domingos o festivos, serán revisados a partir del día hábil siguiente.

Para orientación durante el proceso, el usuario puede utilizar el chat o contactarse con la Línea de Servicio al Cliente al 444 97 58 en Medellín o 01 8000 41 2000 en el resto del país. Estos canales de atención se encuentran disponibles de lunes a viernes entre las 8:00 a.m. y 6:00 p.m.

11. Aspecto a tener en cuenta:

las alertas informativas que se despliegan en cada aplicativo se indicarán los tiempos, fechas máximas y tareas que deberán desplegar los usuarios para culminar los procesos iniciados virtualmente, igualmente, se les indican si los documentos serán eliminados, almacenados o mantenidos en la plataforma durante el tiempo que tenga vigencia el servicio y después de que el mismo sea rechazado por la no culminación por parte del ciudadano.

12. Modificación de los términos y condiciones de uso

La CCMA podrá modificar estos términos y condiciones de uso en cualquier momento y sin previo aviso. La CCMA publicará en todo caso la fecha en que la versión vigente de los términos y condiciones fue publicada, para fines informativos de los usuarios.

13. Legislación aplicable

Los presentes términos y condiciones de uso se regirán e interpretarán de acuerdo con las leyes de la República de Colombia, especialmente las consagradas en el Código de Comercio, la Ley 1258 de 2008, el Decreto Único 1074 de 2015 y la Circular Externa 100-000002 del 25 de abril de 2022 de la Superintendencia de Sociedades.

Fecha de actualización: noviembre 2022