¿Qué son los expedientes documentales?
Son el conjunto de documentos que conforman el archivo de todos los trámites sujetos de registro que ingresan de las sociedades y los comerciantes. En otras palabras, es la historia comercial completa de un negocio o entidad, desde el momento de su matrícula a la fecha.
¿Para qué sirven los expedientes documentales y en qué casos se requieren?
Su utilidad es tan variada como las necesidades mismas de cada usuario, pero en términos generales, son un medio de control, soporte y consulta por parte de las sociedades y comerciantes y se expiden a petición de cada comerciante y entidades gubernamentales, ya que al ser un registro público cualquier persona lo puede solicitar y acceder a él.
Los casos más frecuentes de consulta son:
- Para reemplazar la documentación extraviada.
- Como soporte ante entidades oficiales y gubernamentales.
- Como soporte ante entidades financieras con el fin de abrir cuentas bancarias a nombre de la sociedad.
- Para estructurar los libros de actas privados de cada sociedad.
- Como apoyo didáctico y material de estudio.
- Como guía para realizar trámites y registros.
¿Quiénes pueden consultar los expedientes de un negocio o entidad?
Conforme a lo establecido por el artículo 26 del Código de Comercio, el registro mercantil es público, lo que significa que cualquier persona o entidad puede consultar estos expedientes y acceder a las copias de los documentos que componen este registro, que se compone de la matrícula de los comerciantes, de los establecimientos de comercio y de la inscripción de todos los actos, libros y documentos sobre los cuales la ley exige su inscripción.
¿Cuánto cuesta la consulta de expedientes?
La consulta de expedientes no tiene ningún costo, pues al ser información de carácter público, cualquier persona puede y debe tener acceso a ella.
En cuanto al valor de las copias de expedientes auténticas, con sello y firma del secretario de la Cámara, esta tampoco tiene ningún valor, sin embargo, si acarrea el cobro de la cantidad de hojas de papel usadas en su impresión.
¿Cuál es el tiempo de respuesta para recibir los expedientes?
La promesa de servicio de la Cámara de Comercio de Medellín para Antioquia es de 72 horas hábiles.
¿Se pueden realizar consultas de sociedad fuera de la jurisdicción de la Cámara de Comercio de Medellín para Antioquia?
Si, pero al no contar con acceso directo a los expedientes de otras cámaras, debemos remitir la solicitud por el RUES a la Cámara correspondiente y dicho proceso aumenta el tiempo de respuesta, por lo que se recomienda realizar el proceso directamente con la Cámara correspondiente.