Son requisitos generales para la anotación electrónica en el Runeol:
- Que la persona jurídica solicitante tenga la naturaleza jurídica requerida por la Ley para actuar como entidad Operadora de Libranza
- Registrarse como usuario del aplicativo de Runeol.
- Diligenciar la totalidad de los campos del formulario electrónico dispuesto para el efecto.
- Adjuntar copia digital del certificado de vigencia del contrato con bancos de datos de información financiera, crediticia y de servicios donde se acredite la obligación de reportar la información a dichas entidades, en cumplimiento de lo establecido en el artículo 5 de la Ley 1527 de 2012.
- Indicar en su objeto social la realización de operaciones de libranza, el origen lícito de sus recursos y cumplir con las demás exigencias legales vigentes para ejercer la actividad comercial.
- Adjuntar copia digital (subir archivo en formato Acrobat Reader con extensión .pdf) de la constancia de pago de la tarifa establecida para el trámite.
Adicionalmente, son requisitos especiales para algunos tipos de operadoras:
Los patrimonios autónomos requieren de los siguientes anexos:
- Copia digital del Certificado de Existencia y Representación Legal de la sociedad administradora o fiduciaria expedido por Superfinanciera.
- Certificación expedida por el representante legal de la sociedad administradora o fiduciaria en la que dé cuenta de la existencia del patrimonio autónomo, identificación del contrato de fiducia mercantil que lo origina, número del contrato, nombre del contrato (nombre del patrimonio autónomo), NIT del patrimonio autónomo y la indicación expresa de que el objeto del contrato permite la realización de operaciones de libranza o de descuento directo.
- Las personas jurídicas que tienen el carácter de instituciones financieras y, en general, aquellas entidades que se encuentran sujetas a la vigilancia permanente del Estado a través de la Superintendencia Financiera de Colombia, deben anexar copia digital del certificado de Existencia y Representación Legal expedido por esa Superintendencia.
- Las entidades que por su naturaleza jurídica o su régimen especial no se inscriben en el Registro Mercantil o en el Registro de Entidades sin Ánimo de Lucro de las cámaras de comercio deberán acreditar su existencia y representación legal mediante copia digital del certificado o documento equivalente, expedido por la entidad que reconoce su personería jurídica.
- Las entidades operadoras de libranza que por su naturaleza jurídica se encuentran inscritas en el Registro Mercantil o en el Registro de Entidades sin ánimo de lucro de las cámaras de comercio deben encontrarse al día en la renovación de su matrícula mercantil o del registro correspondiente.
Importante: todos los documentos que se anexan a los trámites del Runeol deben tener una vigencia no mayor a 30 días calendario.